Блог
Главная | Семейное право | Правильность составления протокола совещания

Помощь: Составление и оформление протокола


Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях?

Как потом хранить протоколы? О каком протоколе пойдет речь? В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму. Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия — собрания, совещания или заседания.

Виды протоколов

Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является: В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов.

Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. Подготовка к проведению совещания Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов Постоянно действующие коллегиальные органы советы, коллегии, комиссии отличаются высокой степенью организации своей работы.

Всегда Правильность составления протокола совещания даже если

Выражается это в наличии: Данный список из трех пунктов программа максимум в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа программа минимум. Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания.

если Правильность составления протокола совещания перед

Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

Удивительно, но факт! Поскольку протокол является документом, который образуется в деятельности коллегиальных органов и отражает коллегиальность принятия решения, он подписывается двумя лицами. В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции.

Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления то есть распорядительного документа данного коллегиального органа. Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению. Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты. В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них. Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя коллегиального органа или данного конкретного собрания и положений регламента если таковой имеется.

При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Подготовка к проведению совещания

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания. В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый — более официальный см. Пример 1 , а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний см. Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников. Пример 1 Свернуть Показать Пример 2 В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.

Удивительно, но факт! Приведем самые распространенные проблемы. Здесь же по тексту приводят вопросы, озвученные в процессе доклада либо по его завершении, и ответы на них.

Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им. Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря — своевременно получить эти документы и размножить в необходимом по числу участников количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению.

Для рассылки часто используют электронную почту. В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников см. Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу , а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа на нем важно наличие кворума.

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным — данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Удивительно, но факт! В случае проведения расширенной встречи свыше 15 человек либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих — это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

Читайте также

  • Образы детей преступление и наказания коротка
  • Оспаривание отцовства в судебном порядке форма иска
  • Онлаин ипотека сбербанк оренбург
  • Бланк адвокатского объяснения
  • Образец искового заявления в суд о признании права собственности
  • На какую дату производится раздел имущества